2失能認定後，開始使用照護服務流程
➊ 被保險人接到介護等級通知後，可與照護管理師共同討論、研擬一份適合介護等級，以及被保險人需求的「照護初稿計畫」。
➋ 保險人拿著這份計畫，到提供照護服務的機構，請該機構依計畫提供服務，如果是到提供照護服務的機構居住，或是申請居家照護服務，被保險人須自付10％費用。
➌ 申請介護保險有效期間為1年，1年後原先擬定計畫的照護管理師會再次拜訪被保險人，了解之前的計畫是否符合需求，並重新判斷被保險人是否需調整介護等級以及服務內容。
三木英範說，「介護保險」就像一份「自助餐」，依據被保險人身體狀況與需求，安排適合的照護服務。這項保險制度實施，讓日本高齡人士的照護責任，從家庭單一負擔轉移為社會共同負擔，且日本介護保險實施14年來，未發生財務問題，卻能讓500多萬的高齡者享有尊嚴的老後生活。
3大優點
值得台灣立法時參考
日本的「介護保險」那些值得台灣學習？曾經親赴日本研究介護保險，且參與台灣長期照護保險研議的醒吾科技大學財務金融系副教授呂慧芬認為，日本的介護保險有3大優點，值得台灣在立法時借鏡：
1.採「實物給付」而非「現金給付」：「介護保險給付的是『實物』，是依個人需求，量身訂做的照護計畫，並不是給現金！」呂慧芬指出，實物給付的好處是讓需要長期照護的高齡退休人士，能真正被專業人士或機構照護。相較之下，目前台灣長期照護保險草案卻是採「現金給付」，不是提供「實物給付」。如果採現金給付，相關資金很可能會被退休者挪作其他用途，若是落入照護者如外籍看護、養護之家的手中，未能實際照護被保險人的健康與需求，這一點應在正式實施前，重新檢討、修正立法方向。
2.培育照護管理師，建立專業：負責評估被保險人照護需求，以及為被保險人擬訂照護計畫初稿的「照護管理師」，乃是日本介護保險制度能否順利運作的核心。因此其資格與專業被日本政府嚴格規定，照護管理師採國家考試資格認證制度，且須經過實務培訓，並規定在職進修時數，以維持其專業能力與服務品質。
3.因應社會變化修法，3年調保費、5年修制度：當一個社會保險制度實施太久，恐會跟不上社會的變遷，使得該制度資金不足，或是制度被有心人士鑽漏洞。
日本介護保險在2000年4月實施初期始就規定，每3年針對保費、保險給付等項目進行檢討、修正，每5年則考量國民負擔能力及社會經濟變化，針對介護保險的制度進行整體性調整。像2007年日本發生照護服務業者以人頭詐領保險給付事件，2009年進行整體調整時，就針對詐領事件進行修法，強化對照護服務業者的規範。
政府社會保險的立法推動，會影響保險公司的商品設計及策略，在介護保險實施後，日本保險公司的長期看護險，就針對介護保險不足之處進行長期看護險的保單設計。