進修充電
頂尖祕書周純如親授職場成功術
撰文者：編輯部 更新時間：2017-09-22
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一個雨天的午後，記者透過台北市專業祕書暨行政人員協會推薦，去拜訪他們口中的「超級祕書」周純如，明明上午才剛完成3個演講，但她臉上絲毫不見倦容。同事說，周純如除了工作外還常到各大專院校演講，但就算事務繁雜，她都是從容不迫的神情，祕訣就來自於嚴格的時間管理。
用行事曆＋便條紙管理行程
避免拖延待辦事項
在以前手機App還不普及的時候，周純如會用行事曆本和便條紙管理，老闆交代她事情，就用鉛筆記下，重要的行程則會用紅筆寫。現在她改用手機App來管理，她最常使用的是「Google日曆」與「ColorNote」（便條App），「像ColorNote我會把每個待辦事項寫下人、事、時、地、物，比如說朋友的應酬餐會，我會寫是在什麼情況下約，幾月幾號和誰見面，然後再貼到Google日曆上面。」周純如說。
周純如處事能從容不迫是來自11年的祕書經驗，「我以前跟的老闆都很兇，所以都是被罵到會的」她說。當年22歲的周純如，畢業第一份工作是公文收發助理，「收發公文時，帶我的姊姊給我一本十行紙，叫我每天畫線，寫主旨、日期、來文者，公文送到哪個部門就叫收的人簽名。但我就覺得這種方法沒效率，就把它改成Excel表，且依照部門來分。」經過這次經驗，她不只提升工作效率，更升職為祕書。
懂得拒絕、強化溝通協調
不須再每日加班
25歲時她到寶來集團旗下的儒碩股份有限公司，從部門的助理開始，歷經副總祕書、執行副總祕書、總經理祕書、總經理特別助理、管理部經理，最後到達客服部主管，她在儒碩共待了23年，其中祕書職涯共11年，擔任主管級則為12年。
她也經歷過天天加班的日子，那時她每天會提早1小時到公司，又做到最後一個才回家。後來，她發覺加班不只拖到隔天工作效率，更沒有自己的生活，因此除了用待辦清單掌握工作進度，她也開始想一些方法來避免同事拖延，「比如說老闆要我禮拜五把各部門開會資料收集完成，我就會跟各部門講禮拜三，讓自己有緩衝時間整理。」
1999年她升為總經理特別助理，因為表現優秀，開始被邀請到大專院校與企業講授祕書行政管理術。根據她過去11年的祕書經驗，她認為上班族在工作的時間管理上，一定要掌握下列3項要點：
1.替工作排序。
2.不要拖延。
3.掌握時間主導權。
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