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每天都忙得不可開交,也許不是工作太多,而是方法錯誤...學習麥肯錫思維:重要而緊急的事要先做

撰文者:李文勇 更新時間:2022-06-05 瀏覽數:2,913

當在工作中左支右絀,或每天回到家裡感覺身心俱疲時,你有沒有想過:為什麼會造成這種情況呢?原因究竟在哪裡?很多人不曾思考過這個問題,他們只知道東忙西忙,好像每天都過得很「充實」,卻不了解是否有價值。


在某大學的時間管理課上,教授把一些鵝卵石裝入一個罐子,問學生:「這個罐子裝滿了嗎?」表面上看,這個罐子確實裝滿了鵝卵石,好像也放不下其他東西了。全班同學異口同聲地說:「裝滿了。」

教授拿出一袋碎石子,倒入罐子中,慢慢地搖晃,碎石子從鵝卵石之間的小孔掉了進去。教授又問學生:「現在罐子裝滿了嗎?」這一次,學生有些不太確定:「也許沒有滿。」

教授拿出一袋沙子倒進罐子裡,並輕輕晃動。教授繼續問:「這個罐子裝滿了嗎?」「沒有。」全班同學學乖了,很有信心地回答。

「好極了!」教授拿出一杯水倒入罐子。做完這些事之後,教授問全班同學:「從這件事中,你們得到了什麼啟示?」

有一個學生舉手回答:「這件事說明無論有多忙,行程排得有多滿,如果再逼自己一下,就可以做更多的事情。」

教授點了點頭,微笑說:「回答得不錯,但是沒有抓住重點。」教授頓了頓,說:「這件事告訴我們,如果不先將大的鵝卵石放進罐子裡,也許就永遠沒有機會將其他東西放進去。」

教授的話指出:做事要講究輕重緩急,把握主次先後,才能兼顧各項工作。鵝卵石、碎石子、沙子、水代表的是不同的工作,只有排列出一個合理的順序,才能有條不紊地做好這些事。

可是很多人是按照下面的準則,來決定做事的優先順序:
◎先做緊迫的事,再做無關緊要的事。
◎先做有趣的事,再做沒意思的事。
◎先做已經排定的事,再做臨時、突發的事。
◎先做喜歡的事,再做不愛的事。
◎先做熟悉的事,再做不拿手的事。
◎先做容易的事,再做認為有難度的事。
◎先做需要花費時間少的事,再做耗費時間多的事。
◎先做資料齊全、準備充分的事,再做欠缺資料、準備不夠的事。

乍看之下,按照這些準則來做事沒有什麼不妥,但實際上這些準則並不符合高效工作的要求。因為高效工作是以實現目標為導向,那到底應該先著手處理哪些事情呢?

對於這個問題,著名的麥肯錫公司給出答案:應該按照事情的重要程度排出優先次序。

重要程度是指,對實現目標的貢獻或價值大小。貢獻或價值愈大的事情愈重要,就愈應該優先去做;貢獻或價值愈小的事情愈不重要,愈應該延後處理,甚至不處理。簡單的說即是:「現在做的這件事,是否離目標更進一步?」

在上述決定優先次序的準則中,最容易被誤導的恐怕是「先做緊迫的事情,再做無關緊要的事情」。大凡低效能的人,他們每天80%的時間和精力,幾乎都花在緊迫的事情上,也就是說,在他們眼裡,最緊迫的事情是最重要的,應該放在首位去處理。按照這種思維,他們把每日待辦事項區分為3個層次:
第1層次:今天必須做的事——最緊迫的事。
第2層次:今天應該做的事——有點緊迫的事。
第3層次:今天可以做的事——無關緊要的事。

這樣的排法,往往會出現迷思,那就是很多重要的事情,往往不一定緊迫。

所以,按照事情的重要程度來排序還是不夠的,仍必須結合事情的緊迫性,也就是其輕重緩急來排出順序。建議可將事情劃分為4個層次,如下圖座標所示:

圖片來源:幸福文化提供

A.重要而且緊急的事
這類事情可能是實現目標的關鍵環節,也可能與你的生活息息相關,它比任何一件事情都值得優先去做。做完做好才可能去做別的工作。

例如有個人在沙漠裡又渴又餓,馬上就要死了,此時送水給他喝就是重要而緊急的事情,因為水源比食物更重要,只有先給他水喝,才能把他從死亡邊緣拉回來,再給他食物,讓他從極度饑餓中走出來。

建議:重要而緊急的事情要毫不猶豫地去做,並要堅持到底,努力做好。

B.重要非緊急的事
類似上面的例子,即重要但非緊急的事情,在工作或生活中很常見。像是指導員工的工作、讀幾本好書、和家人交流感情、節制飲食、鍛鍊身體等等,都非常重要,因為它們會影響我們的健康、事業還有家庭關係,但是不緊急,經常容易被忽視和拖延,導致沒有下文。這類事情考驗的是一個人的自覺性和主動性,只有意識到它們的重要程度,才有可能去認真對待。

建議:認清對自己重要的事情,保持主動和自覺規律完成這些事。

C.非重要但緊急的事
這樣的事情也經常在周遭出現,像同事請你幫他列印一份檔案、朋友打電話叫你現在去KTV唱歌等等。這類事情不重要,但是看起來很急。由於種種原因,我們不忍心拒絕,導致它們影響正常的工作或生活安排。譬如你正在處理要事,同事請你幫忙列印,你不好意思拒絕,結果是手上的工作被耽擱;朋友叫你去唱歌,你不好意思拒絕,結果唱到半夜,第2天上班精神不振,工作時當然無精打采。

建議:學會拒絕,不要讓非重要但緊急的事情干擾到正常工作。

D.不重要也不緊急的事
生活和工作中,不重要也不緊急的事情非常多,像追劇、玩遊戲等,它們或許有一點價值,但如果毫無節制地沉溺其中,將浪費大量的時間。

建議:不沉迷、不荒廢,珍惜寶貴的時間,用在最有價值的事情上。

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作者:李文勇
出版社:幸福文化
出版日期:2021/08/25

作者簡介_李文勇
知名暢銷書作家、人力資源管理專家、諮詢師、培訓師。著有《職場基本功:累死你的不是工作,是工作方法》《回話的藝術》等書,其中《職場基本功》系列書籍被眾多企業作為員工職業素質培訓指定用書。


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