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訊息傳達總是不到位？麥肯錫專家教你用3段落書寫商務郵件，兼顧表達力和親和力
撰文者：照屋華子 更新時間：2024-06-15
瀏覽數：1,442
圖片來源：達志影像
確認過信件的「主題」，以及「期待的回應」後，準備工作就大功告成，「那就開始寫吧！」可是，到底該依什麼樣的順序來寫？正當我們左思右想之際，時間就這樣匆匆流逝...。
在陷入這樣的煩惱之前，讓我們試著運用一套基本流程，好讓訊息變得簡單易懂又有邏輯，更能正確、迅速且一步到位的表達——答案其實就是將訊息分為以下3個段落來組織架構，並依這個順序來鋪陳內容，這是一套很簡單的工具。
引言→正文→總結
即使信件的「主題」或「期待的回應」很複雜，又或者是報告、商量、請求等內容錯綜複雜，只要依照這樣的順序進行組織架構即可。
「引言、正文、總結」這個順序，不僅可用於撰寫電子郵件，還適用於提案書、企畫書之類的文件，甚至連口頭說明都能套用，用途相當廣泛。就讓我們先透過電子郵件，好好學習這一套工具吧！
這3個段落分別扮演什麼樣的角色呢？
在開頭「引言」中，要明確點出「主題」和「期待的回應」。如果溝通形式是電子郵件，所謂的引言，也就是破題的部分。我們要簡潔傳達「想說明什麼事」「想請對方做什麼事」，也就是闡述發信的目的。
接著，在「正文」當中，我們要明確回答收訊者對主題的疑問。比方說，若是一封用來報告的郵件，就要寫出報告的內容；若是用來請求的郵件，就要描述請求的內容。
在最後的「總結」中，則要加入一些就整體印象而言能為郵件加分，讓人讀起來很有好感的元素。例如，對資訊接收者的感謝或顧慮等。
1.引言要呈現「主題」與「期待的回應」。
2.正文要呈現「結論」和「理由」。
3.總結要留下好印象。
為什麼依照這個順序，擬訂這樣的組織架構，會這麼重要呢？因為它是一種目的取向的形式，在溝通時先與收訊者分享「目的」——也就是在商業溝通上至關重要的「主題」與「期待的回應」。
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麥肯錫邏輯說服術：最強解決問題思考法！再複雜難懂的事都能清楚傳達，無論誰都會被打動
作者：照屋華子
譯者：張嘉芬
出版社：樂金文化
出版日期：2024/01/26
作者簡介_照屋華子（Teruya Hanako）
溝通專家。除了輔導企業如何讓邏輯溝通扎根之外，也策畫、執行多場邏輯思考、邏輯溝通方面的研習課程。商業突破（BBT）大學研究所教授（於經營學研究科經營管理專攻經營管理組，負責指導畢業專題研究）、首都大學東京研究所兼任講師（於經營學研究科經營學專攻經營學程，負責指導邏輯寫作）。東京大學文學院社會系畢業後，先進入伊勢丹股份有限公司擔任公關專員，後轉至麥肯錫公司（McKinsey & Company）服務，負責為顧問報告等文件資料提供邏輯架構、日文表達上的建議，還為公司內部的管理顧問及外部的企業客戶，提供邏輯架構方面的訓練服務。後來她自立門戶，經營至今。
著有《邏輯思考的技術》（合著）和《邏輯寫作力》，兩本都已成為長銷書。
譯者簡介_張嘉芬
日本法政大學日本文學碩士，輔仁大學跨文化研究所認證中日文專業會議口譯，現為專職日文譯者，擅長不動產、餐飲、長照、經營管理等領域之口筆譯。譯稿指教：ccfjp＠hotmail.com
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